O desafio: aumentar eficiência na gestão diária de Informação da
Clínica e consequentemente melhorar a Jornada de Paciente
Outcomes: redução em 20% do tempo de operacionalização diária, aumentando a atenção ao paciente.
Desde sempre que a Clínica de Osteopatia do Dr. Daniel se destacou pelo seu
atendimento personalizado. Cada paciente, para além do rigor profissional, é tratado
como um membro da família.
E foi assim também que nos sentimos desde o início deste projecto.
Mesmo havendo uma necessidade de melhoria na gestão dos processos, rapidamente percebemos
que a organização teria que ser uma parte integrante do actual funcionamento da Clínica,
pois só assim conseguiam acompanhar a preenchida agenda.
Mas todos os membros da equipa da Clínica estavam abertos a mudanças, facto que ajudou a
"vender" uma melhor maneira de fazer as coisas.
O PROBLEMA
Gestão da Agenda e Fichas Clínicas bastante fragmentada, levando muito tempo a organizar administrativamente os dados dos Pacientes.
Demoramos bastante tempo a preparar as fichas clínicas e respectivos tratamentos. E se existir troca pontual de pacientes, temos que refazer todos esses procedimentos.
Verónica GonçalvesRecepcionista
1ª FASE - Pesquisa e Aprendizagem
Começámos por mapear a Experiência actual do Paciente, simulando uma consulta desde a sua
marcação.
Após um dia de field research e de role playing,
conseguimos alguns insights preciosos que depois discutimos com os trabalhadores da
Clínica e a partir daí conseguimos co-criar algumas ideias e implementações
interessantes.
Este mapeamento da Jornada do Paciente permitiu colocar-nos do lado de lá do balcão da
recepção, na marquesa do Paciente e assim, compreender a parte mais importante
da clínica: os pacientes.
2ª FASE - Desenvolvimento e Prototipagem
Como ganhar tempo ao agilizar a gestão diária da Clínica?
O processo de gestão de informação estava a necessitar de uma revolução: silos de dados
isolados faziam com que o esforço pela sua utilização diária e a reformulação de Agenda
fosse bastante morosa.
Para isso criámos a ponte entre várias plataformas, unindo-as com um único objectivo:
poupança de tempo e agilizamento de processos.
Utilizando a Agenda como parte principal de todo este sistema, conseguimos unir toda a
gestão do Calendário às respectivas Fichas de Paciente tudo isto directamente ligado ao
Programa de Facturação. Com um clique, conseguem passar a factura!
E agora? Faltavam os dados de pacientes existentes...
Com o sistema pronto, necessitamos de dados para o popular. Sem isso, teríamos um carro
prontinho a andar, mas não tínhamos gasolina para de facto o meter a andar.
Por isso idealizámos e desenvolvemos uma área própria para migração de dados existentes
para que o mais rapidamente possível, pudessem começar a trabalhar no sistema.
CONCLUSÃO
Com o sistema pronto a funcionar, estimamos que conseguimos reduzir o tempo de operacionalização em cerca de 20%, conseguindo uma margem considerável para poderem dar mais atenção ao paciente.
Cheguei à WayAcross por recomendação, e com uma enorme vontade de evolução que o processo prometia.
Não nego as minhas resistências iniciais internas, mas ao ir conhecendo a sempre disponível equipa tudo se foi organizando e evoluindo depressa!
Destaco a forma ímpar como, com pouquíssimas reuniões e pesquisa de campo me apresentaram soluções que eu próprio com 60h/semana lá dentro ha tantos anos, ainda não tinha visto!
Sem duvida há que haver humildade para sair da ilha, para ver a ilha!
Daí à implementação destas ideias foi um passo, sempre acompanhado e personalizado, e hoje nada é como dantes! Mais tecnológicos, integrados informaticamente, organizados, com mais atenção ao detalhe, tudo isso libertando tempo imprescindível para outras coisas! Bem mais produtivos em suma!
Dá prazer poder saber que ainda ha pessoas/empresas em que se pode confiar!
Nunca pensei que um programa desenhado á medida, a somar ás optimizações sugeridas podessem chegar tao longe!! E abrir portas para tanto no futuro !
"Liderar com eficiência é saber deixar o orgulho de lado. Talvez esta não seja uma dica para sua carreira, mas sim para sua vida." Rafael Russon
Obrigado.
Daniel GonçalvesOsteopata / Gerente
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