O desafio: aumentar eficiência na gestão diária de Informação da
Clínica e consequentemente melhorar a Jornada de Paciente
Outcomes: redução em 20% do tempo de operacionalização diária, aumentando a atenção ao paciente.
Desde sempre que a Clínica de Osteopatia do Dr. Daniel se destacou pelo seu
atendimento personalizado. Cada paciente, para além do rigor profissional, é tratado
como um membro da família.
E foi assim também que nos sentimos desde o início deste projecto.
Mesmo havendo uma necessidade de melhoria na gestão dos processos, rapidamente percebemos
que a organização teria que ser uma parte integrante do actual funcionamento da Clínica,
pois só assim conseguiam acompanhar a preenchida agenda.
Mas todos os membros da equipa da Clínica estavam abertos a mudanças, facto que ajudou a
"vender" uma melhor maneira de fazer as coisas.
O PROBLEMA
Gestão da Agenda e Fichas Clínicas bastante fragmentada, levando muito tempo a organizar administrativamente os dados dos Pacientes.
Demoramos bastante tempo a preparar as fichas clínicas e respectivos tratamentos. E se existir troca pontual de pacientes, temos que refazer todos esses procedimentos.
Verónica GonçalvesRecepcionista
1ª FASE - Pesquisa e Aprendizagem
Começámos por mapear a Experiência actual do Paciente, simulando uma consulta desde a sua
marcação.
Após um dia de field research e de role playing,
conseguimos alguns insights preciosos que depois discutimos com os trabalhadores da
Clínica e a partir daí conseguimos co-criar algumas ideias e implementações
interessantes.
Este mapeamento da Jornada do Paciente permitiu colocar-nos do lado de lá do balcão da
recepção, na marquesa do Paciente e assim, compreender a parte mais importante
da clínica: os pacientes.
2ª FASE - Desenvolvimento e Prototipagem
Como ganhar tempo ao agilizar a gestão diária da Clínica?
O processo de gestão de informação estava a necessitar de uma revolução: silos de dados
isolados faziam com que o esforço pela sua utilização diária e a reformulação de Agenda
fosse bastante morosa.
Para isso criámos a ponte entre várias plataformas, unindo-as com um único objectivo:
poupança de tempo e agilizamento de processos.
Utilizando a Agenda como parte principal de todo este sistema, conseguimos unir toda a
gestão do Calendário às respectivas Fichas de Paciente tudo isto directamente ligado ao
Programa de Facturação. Com um clique, conseguem passar a factura!
E agora? Faltavam os dados de pacientes existentes...
Com o sistema pronto, necessitamos de dados para o popular. Sem isso, teríamos um carro
prontinho a andar, mas não tínhamos gasolina para de facto o meter a andar.
Por isso idealizámos e desenvolvemos uma área própria para migração de dados existentes
para que o mais rapidamente possível, pudessem começar a trabalhar no sistema.
CONCLUSÃO
Com o sistema pronto a funcionar, estimamos que conseguimos reduzir o tempo de operacionalização em cerca de 20%, conseguindo uma margem considerável para poderem dar mais atenção ao paciente.
O PT CLUB é uma Boutique de Treino Personalizado com um conceito bastante diferente dos restantes players do mercado do fitness (Exercício para a Saúde) e por isso mesmo não encontrámos nos softwares da área, respostas informáticas adequadas às nossas necessidades.
Depois de muitas pesquisas, decidimos que a nossa melhor opção seria uma ferramenta customizada que respondesse às necessidades de gestão de agenda, controlo de acessos, faturação, web marketing e até mesmo de registo de progresso dos alunos.
Foi no processo de pesquisa de uma boa agenda eletrónica que encontramos a Wayacross, na pessoa do Bruno Marto, que logo na primeira chamada telefónica se preocupou em entender o nosso conceito, onde estavam as nossas necessidades e de imediato simplificou o processo oferencendo soluções.
Atrevo-me a dizer que, não são meros executores. Ouvem, fazem perguntas estratégicas e, em conjunto com o proprietário da empresa, apresentam as soluções possíveis.
Durante o processo de criação, estivemos sempre em contacto, num processo de familiarização com a ferramenta e, mais tarde, já com tudo a funcionar, foram rigorosos com o apoio ao cliente, esclarecimento de dúvidas e apoio na resolução de pequenos ajustes.
Recomendo vivamente a wayacross como um confiável parceiro de negócio.
Ana AlexandreGerente / PT
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